DMS решения — dok.suite
REISSWOLF dok.suite е вашето решение за дигитално управление на документи (DMS). Документите ви се съхраняват дигитално, по сигурен и неизменяем начин, с достъп 24/7. Благодарение на индивидуални работни процеси, филтри и функции за търсене опростявате вътрешното и външното си сътрудничество — спестявате време, пари и усилия по търсене.
Защо dok.suite
- Сигурно и неизменяемо съхранение на документи — документите се архивират по начин, защитен от случайно или злонамерено изтриване, винаги достъпни, с пълно и прозрачно регистриране на всички промени
- Ефективно управление на документи — индивидуални папки, филтри и пълнотекстово търсене за бърз достъп до нужната информация
- Автоматизирани работни процеси — индивидуални правила и workflows автоматизират и следят бизнес процесите ви (напр. автоматични напомняния, одобрения)
Основни функции
- OCR разпознаване на текст — пълнотекстово индексиране на документи на множество езици
- Дигитална структура от папки — с кошче за изтрити файлове, достъп през уеб и мобилно приложение
- Индивидуални права на достъп — за всяка папка и файл поотделно
- Многоезичен интерфейс
- Управление на контакти — адреси и информация за бизнес партньори
- Табло за анализ и контрол на архива
- Архивиране на имейли — вход за входяща поща, съхранение в съответствие с изискванията за документооборот
Управление на документи
- Пълнотекстово търсене в комбинация с филтри по метаданни
- Версиониране на документите — проследяване на всички промени, без загуба на история
- Сигурно споделяне — чрез защитени линкове, по желание с парола и срок на валидност (по дни или брой изтегляния)
- Индивидуални етикети и метаданни за всеки документ
- Изтегляне на множество файлове като ZIP архив
- Електронен подпис — в съответствие с изискванията на eIDAS
Автоматизация с работни процеси и правила
- Двигател за правила — автоматизация и наблюдение на работни процеси (напр. автоматични напомняния, автоматично стартиране на процес при определено условие)
- Автоматична категоризация на документи — въз основа на правила за пълнотекстово съдържание
- AI извличане и структуриране на данни — напр. автоматично разпознаване на номер на сметка от фактура или данни от документи (по индивидуална договорка)
- Workflow Designer — създаване на собствени работни процеси, система за тикети, коментари по задачи
- Персонализирани формуляри за задачи
- Индивидуална разработка и разширения — по договорка
Интеграции
- Мобилно приложение (Android и iOS) — достъп до документи, преглед на входяща поща, редакция и управление в движение
- WebDAV връзка
- Пълно REST API с документация — за автоматизация и интеграция с външни системи
- Облачна пощенска кутия за автоматично архивиране на входящи имейли
ИТ сигурност и защита на данните
- Управление на потребители и групи с детайлни права на достъп
- Ограничения на достъп по IP адрес и часови диапазон
- Двуфакторна автентикация (2FA) чрез приложение
- Споразумение за обработка на лични данни (ЗЗЛД / GDPR чл. 28)
- Сървъри в сертифицирани дата центрове — съответствие със ISO 9001 и ISO 27001
Предимствата на dok.suite
- Индивидуални работни процеси
С Workflow Designer създавате собствени правила за обработка на документи — автоматични известия, преместване на документи по правило, класификация по пълнотекстово съдържание или етикети. - Лесен достъп до информация
Пълнотекстово търсене и директно търсене по свойства на документа — намирате нужния файл за секунди. - Сигурен обмен на документи
Споделяте документи чрез защитени линкове, с възможност за парола и срок на валидност, с пълна проследимост на достъпите и изтеглянията. - Високо ниво на сигурност на данните
Данните се съхраняват в дата центрове с висока степен на надеждност, с многократни ежедневни резервни копия (текущи и исторически версии). - Опростено сътрудничество
Достъп от всяка точка и по всяко време за екипи, отдели и външни партньори, с индивидуално конфигурируеми права на достъп. - Архивиране, защитено от промени
Документите се архивират неизменяемо, винаги достъпни и защитени от случайно или злонамерено изтриване — всички промени се регистрират пълно и прозрачно.
Предимства в детайли
Достъпност
RWAM осигурява достъп до целия ви архив 24/7. Документи могат да бъдат заявени бързо и директно — при нужда доставката може да се случи в same ден, или още по-бързо чрез сканирано копие при поискване, независимо от местоположението ви.
Сигурност
Пълен контрол върху всички достъпи — можете да дефинирате индивидуални потребителски групи и права, както и да следите всеки достъп и движение на документ.
Оптимално управление
Всяка папка получава единен, персонализируем етикет с баркод. Веднага щом се генерира нов етикет за дадена папка, тя става видима като "активна папка" — можете да я редактирате, да я заредите отново като PDF, да я предоставите назаем или да я изтриете. Вие решавате как да структурирате архива си — запазвате текущата си структура или я реорганизирате според нуждите си.
Въпроси и отговори
dok.suite е софтуер за управление на дигитални документи (DMS) — дигитален архив с достъп 24/7, в който документите ви се съхраняват сигурно, подредено и в съответствие с изискванията за документооборот. Предлага пълнотекстово търсене, индивидуални права на достъп, версиониране на документите и сигурно споделяне чрез защитени линкове.
Не. dok.suite е уеб базиран и достъпен и през мобилно приложение (Android и iOS) — готов за употреба веднага след активиране на акаунта ви.
Да - dok.suite предлага пълно REST API, WebDAV връзка и облачна пощенска кутия за автоматично архивиране на входящи имейли, за интеграция с вашите съществуващи системи.
Цената се определя индивидуално въз основа на броя потребители, обем документи и необходимите функционалности — свържете се с нас за оферта.
Свържете се с нас чрез формуляра за запитване — ще обсъдим нуждите ви и ще ви предложим подходящ пакет.